Zápisy zo stretnutí
Zápisy zo stretnutí sú dôležitým dokladom, a preto ich obsahu i forme treba
venovať náležitú pozornosť predovšetkým preto, že v zápisoch sa
uvádzajú úlohy, termíny a pracovníci zodpovední za ich plnenie.
Zápis sa má vyhotoviť čo najskôr, najlepšie hneď po
stretnutí.
Najviac používaný druh zápisov je stručný zápis. Používa sa na
zapisovanie pravidelných interných porád. Obsahuje okrem bežných údajov i
výsledok rokovania, uložené úlohy, mená zodpovedných pracovníkov a termíny na
ich plnenie. Na ľavej strane sa prehľadne pod samotnou úlohou
uvádzajú zodpovední za splnenie úlohy, na pravej strane termíny, čo
umožnuje lepšiu orientáciu v zápise.
Podrobnejší (širší) zápis má v podstate rovnakú úpravu ako stručný zápis,
ale uvádzajú sa v ňom krátke obsahy referátov, diskusných príspevkov, mená
účastníkov, ktorí tieto referáty a diskusné príspevky predniesli, prípadne
sa uvedie doslovné znenie niektorých pripomienok a vyhlásení.
Poslednou formou zápisu z porád je doslovný prepis, ktorý sa vyhotovuje iba
pri osobitne dôležitých poradách a konferenciách.
Zápisy treba evidovať a pravidelne vyhodnocovať splnenie
stanovených úloh.
Každý zápis v predmete Tímový projekt by mal začínať sumarizáciou
vyhodnotenia plnenia úloh z predchádzajúceho stretnutia a končiť
sumarizáciou úloh na ďalšie obdobie, ktoré vyplynuli z tohto stretnutia.
Toto možno realizovať aj samostatne (v praxi sa často využíva forma
"rozhodnutí"), teda tak, že ku každému zápisu bude pripojený
dokument, z ktorého bude jasné aké úlohy treba v danom stave projektu ešte
splniť, kto je za ne zodpovedný, termín splnenia a počet
predĺžení (ak už bola úloha zadaná skôr).