Zápisy zo stretnutí

Zápisy zo stretnutí sú dôležitým dokladom, a preto ich obsahu i forme treba venovať náležitú pozornosť predovšetkým preto, že v zápisoch sa uvádzajú úlohy, termíny a pracovníci zodpovední za ich plnenie.

Zápis sa má vyhotoviť čo najskôr, najlepšie hneď po stretnutí.

Najviac používaný druh zápisov je stručný zápis. Používa sa na zapisovanie pravidelných interných porád. Obsahuje okrem bežných údajov i výsledok rokovania, uložené úlohy, mená zodpovedných pracovníkov a termíny na ich plnenie. Na ľavej strane sa prehľadne pod samotnou úlohou uvádzajú zodpovední za splnenie úlohy, na pravej strane termíny, čo umožnuje lepšiu orientáciu v zápise.

Podrobnejší (širší) zápis má v podstate rovnakú úpravu ako stručný zápis, ale uvádzajú sa v ňom krátke obsahy referátov, diskusných príspevkov, mená účastníkov, ktorí tieto referáty a diskusné príspevky predniesli, prípadne sa uvedie doslovné znenie niektorých pripomienok a vyhlásení.

Poslednou formou zápisu z porád je doslovný prepis, ktorý sa vyhotovuje iba pri osobitne dôležitých poradách a konferenciách.

Zápisy treba evidovať a pravidelne vyhodnocovať splnenie stanovených úloh.

Každý zápis v predmete Tímový projekt by mal začínať sumarizáciou vyhodnotenia plnenia úloh z predchádzajúceho stretnutia a končiť sumarizáciou úloh na ďalšie obdobie, ktoré vyplynuli z tohto stretnutia. Toto možno realizovať aj samostatne (v praxi sa často využíva forma "rozhodnutí"), teda tak, že ku každému zápisu bude pripojený dokument, z ktorého bude jasné aké úlohy treba v danom stave projektu ešte splniť, kto je za ne zodpovedný, termín splnenia a počet predĺžení (ak už bola úloha zadaná skôr).